Thay đổi Năng suất lao động

Chúng ta nói nhiều đến sự thay đổi? Có hai câu hỏi được đặt ra: thay đổi cái gì và làm gì để cái đó thay đổi?

Không phải sự thay đổi nào cũng tích cực, ví dụ, phá sản cũng là một sự thay đổi. Mỗi sự thay đổi đều kéo theo vô khối chi phí, vì vậy, nếu nó không mang lại lợi ích gì thì hiển nhiên chúng ta sẽ bị thiệt hại. Vì thế “thay đổi cái gì” thực sự là một câu hỏi nghiêm túc đối với mọi tổ chức.

Bạn có thể đưa ra những thay đổi về công nghệ, về mô hình tổ chức, về chính sách khen thưởng hoặc cách thức tiếp thị mới để mở rộng thị phần… Nhưng một tổ chức có năng suất lao động thấp không bao giờ có năng lực cạnh tranh trong một thị trường mở như hiện nay. Vì vậy, sự giảm bớt thời gian cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm là một trong những thay đổi quan trọng nhất mà mọi tổ chức phải lưu tâm.

Có thời, chúng ta luôn nhấn mạnh đến lợi thế giá nhân công Việt Nam rẻ. Đây là một sự ngộ nhận. Việc xem xét giá nhân công chỉ có ý nghĩa, nếu đặt nó trong mối tương quan với năng suất lao động. Nếu một kỹ sư Ấn Độ nhận lương cao gấp đôi kỹ sư Việt Nam, nhưng năng suất lao động có thể cao gấp ba, thì thực chất giá nhân công của Ấn Độ rẻ hơn. Năng suất lao động cao đã cho phép Hoa Kỳ có khả năng cạnh tranh với cả những quốc gia có mức lương chỉ bằng 1/5: ví dụ năng suất cao đã làm cho đơn giá một đơn vị sản phẩm sản xuất tại Hoa Kỳ thấp hơn cả Malaisia hay Philippin.

Hệ quả của năng suất lao động là rất trực tiếp. Một cá nhân có năng suất lao động kém thì lương sẽ thấp. Một công ty có năng suất lao động kém thì giá thành sản phẩm sẽ cao và chỉ số lợi nhuận thấp. Một quốc gia có năng suất lao động kém thì sẽ ngày càng tụt hậu so với những quốc gia có năng suất lao động cao hơn.

Có 3 sự kiện đáng chú ý trong hầu hết các tổ chức:

1. Năng suất đang ở mức thấp và các nhà quản lý biết về điều đó, nhưng không có ai cảm thấy mình buộc phải làm điều gì đó để nâng cao năng suất.
2. Năng suất rất khác nhau giữa những người đang làm cùng một việc và được trả lương ngang nhau.
3. Công ty không có một tiến trình nào mang tính hệ thống để cải thiện năng suất theo thời gian.

Hầu hết các công ty đều có kế hoạch tiếp thị, kế hoạch mua hàng, kế hoạch bán hàng, kế hoạch đầu tư trang thiết bị, kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất,… Nhưng rất ít công ty có kế hoạch nâng cao năng suất nguồn lực quan trọng bậc nhất là con người.

Làm gì để nâng cao năng suất của một tổ chức? Đây phải là một quá trình lâu dài và liên tục, có mục tiêu, có kế hoạch, có xem xét đánh giá,… Ở đây tôi xin lưu ý, lương khoán sản phẩm là hình thức khuyến khích nhân viên chủ động tăng năng suất tốt nhất. Vì vậy, bất kỳ công việc nào, nếu có thể quy thành số lượng đơn vị sản phẩm, thì nên trả lương khoán. Riêng đối với những công việc không thể khoán thì cũng cần thường xuyên thi chuyên môn để tìm ra những người có năng suất cao hơn để trả lương cao hơn. Công nghệ lạc hậu cũng không thể cho năng suất cao. Nếu chúng ta cứ dùng mãi cái cày chìa vôi thì không thể tiến đến những cánh đồng 10 tấn/20 tấn. Vì vậy đổi mới công nghệ là rất cần thiết để nâng cao năng suất.

Với cá nhân, làm thế nào để có thể nâng cao năng suất lao động?

Nếu bạn thực tâm muốn thay đổi thì đây không phải việc quá khó!

Trước đây, tôi có một cô thư ký. Khi mới vào, cô làm việc rất chăm chỉ, hàng ngày 9 giờ tối vẫn cặm cụi ở công ty làm việc. Tôi đoán, không phải công việc quá nhiều mà là do cô làm quá chậm. Tôi hỏi cô:

-         Việc gì trong ngày chiếm nhiều thời gian nhất?

-         Nhập số liệu máy tính. Có rất nhiều biên bản, công văn phải nhập vào máy tính.

-         Thời gian nhập số liệu mất bao lâu?

-         Khoảng 3 tiếng.

-         Cô gõ 1 phút được bao nhiêu từ?

-         Em không biết.

-         Những người gõ chuyên nghiệp đều biết rõ một phút mình gõ được bao nhiêu từ. Vậy là cô chưa phải người chuyên nghiệp.

Tôi khuyên cô nên đi học lớp tốc ký và gõ số liệu bằng 10 ngón tay. Sau một tháng, từ chỗ 1 phút cô chỉ gõ được khoảng 10 từ, bây giờ cô đã gõ được 50-60 từ. Nhờ kỹ năng được nâng cao, cô đã tiết kiệm được 2 tiếng cho riêng việc vào số liệu.

Nhưng 7 giờ tối vẫn thấy cô lúi húi ở công ty. Tôi hỏi cô:

-         Soạn một công văn cỡ trang A4 hết bao lâu?

-         Khoảng 30 phút.

-         Nếu soạn một công văn như thế vào tuần sau hết bao nhiêu phút.

-         Cũng khoảng 30 phút.

Tôi nói như thế là không ổn và khuyên cô phân công văn thành các loại: Gửi chính quyền/ Gửi đối tác/ Gửi khách hàng/,… đồng thời làm sẵn templates cho từng loại công văn này. Rồi cô nhờ mấy anh phần mềm viết cho chương trình quản lý công văn giấy tờ. Nhờ những phương pháp này, thời gian trung bình soạn một công văn cỡ A4 đã giảm xuống còn 10 phút. Thấy cô ghi biên bản ra sổ tay rồi mới gõ vào máy tính, tôi khuyên cô nên mua máy notebook để ghi chép trực tiếp (hồi đó thư ký chưa có notebook như bây giờ), công ty hỗ trợ một phần. Nhờ có công cụ mới, một khối lượng công việc khá lớn đã không phải làm lại hai lần… Nhờ sự cải thiện về năng suất như thế, cô thư ký kia vừa hoàn thành tốt mọi công việc ở công ty, vừa có thời gian học hành, vui chơi với bạn bè và gia đình.

Từ ví dụ này, tôi đúc kết ra 3 phương pháp nâng cao năng suất cá nhân:

1. Việc gì hàng ngày chiếm thời gian của bạn nhiều nhất thì phải rèn luyện kỹ năng thuần thục để làm việc đó nhanh nhất.
2. Nếu bạn phải làm một việc tương tự như việc đã từng làm trước đây, thì cần sử dụng thành quả của lần đó, để khỏi phải lặp lại công việc từ đầu (các lập trình viên thì hiểu rất rõ điều này: những modul chương trình đã viết được tổ chức thành thư viện để dùng cho nhiều lần sau).
3. Nên đầu tư công cụ nếu nó giúp bạn nâng cao năng suất.

Ngoài công việc, trong cuộc sống, những việc như đi lại, đọc sách, ăn uống, nghỉ ngơi,… chiếm của bạn rất nhiều thời gian. Vì thế chúng ta cũng nên nghĩ cách cải thiện năng suất ở những chuyện này. Tại sao bạn mua xe máy? Đơn giản vì xe máy nó giúp bạn đi nhanh hơn. Ngày nay có rất nhiều sách và bạn muốn biết nhiều thì phải đọc nhiều. Nếu bạn biết cách đọc nhanh hơn, bạn sẽ đọc được nhiều hơn. Việc nghỉ ngơi cũng cần có năng suất. Có người cứ lên gường là trằn trọc thao thức rồi mộng mị hoảng loạn, tối đi nằm sớm, sáng dậy trễ, nhưng cơ thể vẫn mệt mỏi. Nhưng nếu bạn biết cách ngủ thật sâu, thì 4-5 tiếng là quá đủ để con người bắt đầu một ngày mới đầy sảng khoái.

Năng suất lao động là cái quyết định sức mạnh của một tổ chức. Ngày xưa, Lê Nin đã từng nói, sự ưu việt của Chủ nghĩa Xã hội phải thể hiện ở năng suất lao động. Tiếc rằng, chúng ta đã không theo được lời dạy của Người, dẫn đến sự sụp đổ của cả một hệ thống xã hội lý tưởng. Với những công việc đơn giản như lao động chân tay, sự khác biệt về năng suất lao động không lớn, nhưng với những công việc trí tuệ, sự khác biệt về năng suất lao động là vô hạn. Có thể tham khảo bảng so sánh sau đây:

Chúc bạn nằm trong nhóm 1% có năng suất cao nhất.